- Einführung
- Was ist Billbee?
- Schritt-für-Schritt: Regel zum Setzen der Versandart auf „Abholung vor Ort“
- 1. Versandprodukt vorbereiten
- 2. Neue Regel anlegen
- 3. Verhalten und Feinjustierung
- 4. Testen
- Tipps und weitere Hinweise
- Fazit
Einführung
Wenn du mehrere Online-Shops betreibst und Billbee als Warenwirtschaft (Multichannel-Wawi) verwendest, weißt du: Prozesse zu automatisieren spart in der täglichen Routine sehr viel Zeit und Fehlerquellen.
Eine typische Anforderung: Manche Kunden möchten ihre Bestellung abholen, und du möchtest das nur zulassen, wenn sie einen passenden Gutschein (z. B. mit dem Namen „Abholung“) verwenden – unabhängig davon, welche Versandart im Shop vorausgewählt war.
Statt solche Logik in jedem einzelnen Shopsystem (Shopware, Shopify, WooCommerce etc.) aufzubauen, kannst du diese Anpassung zentral in Billbee über eine Automatisierungsregel steuern. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie das funktioniert.
Außerdem gehe ich auf wichtige Randbedingungen, typische Fehlerquellen und Tipps ein, damit dein Workflow stabil läuft.
Was ist Billbee?
Billbee ist ein cloudbasiertes Multichannel-Warenwirtschafts- und Automatisierungssystem. Es unterstützt Onlinehändler dabei, Bestellungen zu importieren, Rechnungen und Lieferscheine zu erstellen, Zahlungen zu verwalten und den Versand zu steuern. Eine große Stärke von Billbee ist die Möglichkeit, mit Automatisierungsregeln individuelle Prozesse zu definieren – zum Beispiel, wie Versandarten gesetzt oder angepasst werden.
Schritt-für-Schritt: Regel zum Setzen der Versandart auf „Abholung vor Ort“
1. Versandprodukt vorbereiten
Bevor die Regel greifen kann, muss in Billbee ein Versandprodukt „Abholung vor Ort“ angelegt sein. Falls es noch nicht existiert, kannst du es in den Einstellungen (Versand & Fulfillment) hinzufügen.
2. Neue Regel anlegen
Gehe zu Einstellungen → Automatisierung → Neu
Der Grundaufbau sieht so aus:
- Auslöser: Bestellung importiert (alle Importarten)
- Bedingung: Artikel enthält einen bestimmten Text, z. B. „Abholung“
- Aktion: Versandprodukt der Bestellung setzen auf „Abholung vor Ort“ und überschreiben, falls bereits ein anderes Versandprodukt gesetzt ist
In den Bedingungen solltest du die Felder Titel, SKU und Attribute durchsuchen lassen. Sobald in einer Bestellung ein Artikel oder Gutschein mit dem Text „Abholung“ enthalten ist, greift die Regel.
3. Verhalten und Feinjustierung
- Stelle sicher, dass die Option „Versandprodukt überschreiben, falls bereits gesetzt“ aktiviert ist. Nur so wird ein bereits übertragener Versandweg aus dem Shop überschrieben.
- Wenn du mehrere Automatisierungsregeln nutzt, die Versandarten setzen, achte auf die Reihenfolge. Die Regel zur Umstellung auf „Abholung“ sollte so ausgeführt werden, dass sie vor dem automatischen Versand greift.
- Falls der Gutschein in deinem Shop nicht als Artikel, sondern als Rabattposition oder Kommentar erscheint, kannst du auch andere Bedingungen prüfen, die entsprechende Felder durchsuchen.
4. Testen
- Lege in deinem Shop einen Gutschein mit dem Namen „Abholung“ an, der die Versandkosten auf 0 Euro setzt.
- Erstelle eine Testbestellung mit diesem Gutschein und prüfe in Billbee, ob die Versandart korrekt auf „Abholung vor Ort“ geändert wird.
- Mache zusätzlich einen Test ohne Gutschein, damit sichergestellt ist, dass Bestellungen ohne den Suchtext nicht verändert werden.
Tipps und weitere Hinweise
- Konflikte vermeiden: Falls du bereits Regeln für andere Versandarten nutzt, solltest du genau prüfen, dass sie sich nicht überschneiden oder gegenseitig überschreiben.
- Erweiterte Bedingungen: Bei Bedarf kannst du weitere Bedingungen hinzufügen, z. B. bestimmte Kundengruppen, Zahlungsarten oder Shops.
- Automatische Versandprozesse: Wenn Bestellungen direkt an einen Versanddienstleister übergeben werden, muss die Umstellung auf „Abholung vor Ort“ vor diesem Schritt erfolgen. Eventuell lohnt es sich, hier eine kurze Verzögerung einzuplanen.
- Übersicht behalten: Dokumentiere deine Regeln und halte sie so einfach wie möglich. Je weniger Ausnahmen, desto stabiler läuft dein Workflow.
Fazit
Mit einer einfachen Regel in Billbee kannst du Bestellungen automatisch auf „Abholung vor Ort“ umstellen, sobald ein bestimmter Gutschein verwendet wird. Damit sparst du dir aufwendige Anpassungen in den einzelnen Shopsystemen und stellst sicher, dass der Prozess für alle Shops zentral gesteuert wird.
Indem du die Abholung über einen speziellen Gutschein regelst, behältst du jederzeit die Kontrolle darüber, welche Kunden ihre Bestellungen persönlich abholen dürfen.
Statt die Option für alle sichtbar freizuschalten, kannst du den Gutschein gezielt nur bestimmten Kundengruppen anbieten und die Abholung individuell nach Absprache ermöglichen. Das ist besonders hilfreich, wenn du nicht dauerhaft vor Ort bist oder die Abholung ausschließlich einem eingeschränkten Kundenkreis zugänglich machen möchtest.
